Ausgezeichneter Telefonservice als Aushängeschild für Unternehmen

Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, wie wichtig die interne und externe Kommunikation ist. Meist wird die Telefonzentrale halbherzig besetzt und auch bei der Technik wird an den falschen Ecken und Enden gespart. Ein guter Telefonservice ist das Aushängeschild eines jeden Unternehmens. Die Angestellten sind vorwiegend die erste Anlaufstelle für private und geschäftliche Kunden und hinterlassen einen bleibenden Eindruck. Der professionelle und offenherzige Empfang am Telefon ist allerdings wichtig, um für Neukunden schnell erreichbar zu sein. Außerdem ist es von großer Bedeutung, für Bestandskunden ein offenes Ohr zu haben.


Das macht eine funktionierende Telefonzentrale aus

Bevor man seine Angestellten entsprechend schult, müssen einige Aspekte beachtet werden. Zuerst gilt es herauszufinden, zu welchem Zeitpunkt die Kunden anrufen. Dann kann eliminiert werden, wie viele Bedienstete den Telefonservice besetzen müssen. Ist die Telefonzentrale kontinuierlich besetzt oder gibt es Zeiten, in denen niemand vor Ort ist? Was ist zu tun, wenn mehrere Anrufe zur gleichen Zeit ankommen? Wichtig ist zudem, dass der Anrufer eine kompetente Auskunft zu seinem Anliegen bekommt und ernst genommen wird. Das Gespräch hinterlässt bei Kunden einen bleibenden Eindruck und trägt maßgeblich zu deren Zufriedenheit bei. Überdies ist es von großer Bedeutung, dass die Mitarbeiter auch kurzfristig erreichbar sind. So haben Anrufer das Gefühl, aufgehoben zu sein.


Telefonservice: Am Puls der Zeit bleiben

Ebenso ist es wichtig, dass die Telefonzentrale auf dem neuesten Stand ist. Veraltete Technik kann für technische Probleme sorgen und verursacht Ärger beim Kunden. Dies sind relativ viele Aspekte, die beachtet werden müssen. Aus diesem Grund entscheiden sich viele für einen externen Dienstleister. So können unnötige Fixkosten vermieden werden und das Unternehmen spart eine Menge Zeit, denn die eingehenden Anrufe können minutengenau abgerechnet werden. Die Mitarbeiter sind bestens geschult und werden die Telefonate wie im eigenen Unternehmen entgegennehmen. Das Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen ist also optimal. Die internen Ressourcen haben also wieder die Möglichkeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.


Welche Leistungen bietet die Telefonzentrale an?

Zunächst einmal kümmern sich die Angestellten um das Weiterleiten von Anrufen an erfragte Mitarbeiter oder Abteilungen. Obendrein setzen sie sich für Rückrufbitten bei Nichterreichen auseinander. Sie sind überdies für die Beantwortung von Standard-Fragen zuständig und wickeln die Bestellannahme und Auftragsannahme professionell ab. Der Telefondienst ist zusätzlich für die Weitergabe von Informationen zuständig und koordiniert Urlaub und Krankheitsfälle im Unternehmen. Je nachdem, um welchen Betrieb es sich handelt, können diese Aufgaben und Tätigkeitsfelder natürlich höchst unterschiedlich aussehen. Ein zuverlässiger Telefondienst sorgt in jedem Fall für eine gute Kundenbindung und setzt sich mit der Kommunikation im Unternehmen auseinander. Dadurch wird das Image des Unternehmens nachhaltig besser. Es lohnt sich also in jedem Fall, in ein professionelles Team zu investieren.

Weiterführende Informationen hierzu können Sie beispielsweise auf der Webseite der VITAS GmbH finden.